ASSISTANT(E) DU SERVICE RESSOURCES HUMAINES RATTACHE(E) AU SECTEUR GPEEC ET QVT
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La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, situĂ©e au cĆur de la MĂ©tropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en Ćuvre des services publics de proximitĂ© et de contribuer Ă façonner un territoire vivant, durable et vertueux.
Pour lâexercice de ses missions, la commune sâappuie sur un Ă©tat dâesprit partagĂ© :
Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
Esprit dâĂ©quipe : intelligence collective et solidaritĂ©
CapacitĂ© dâadaptation : innovation et amĂ©lioration continue
La ville est organisĂ©e en 5 directions qui travaillent en rĂ©seau et dĂ©ploient un projet dâadministration en mode projet, autour des enjeux de la transition Ă©cologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de lâoptimisation du fonctionnement.
Lâaction de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et dĂ©marches :
Territoire engagĂ© pour la transition Ă©cologique â Cap27 ! : 2 Ă©toiles (2024)
Ville fleurie : 3 fleurs (2023)
Dans ce cadre, la ville veille au dĂ©veloppement des compĂ©tences des agents, Ă leur responsabilisation et Ă leur bien-ĂȘtre au travail. Les mobilitĂ©s douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilitĂ© durable et le remboursement des abonnements de transport en commun Ă hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le tĂ©lĂ©travail est encouragĂ© dans le cadre fixĂ© par la collectivitĂ©.
CADRE DâEMPLOI DES RĂDACTEURS ET ADJOINTS ADMINISTRATIFS â CATĂGORIES B ET C
Poste Ă temps complet
37h00 hebdomadaires sur 4,5 jours
Mairie fermée le mercredi aprÚs-midi
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Sous l'autoritĂ© hiĂ©rarchique du responsable ressources humaines et en collaboration avec le chargĂ© de recrutement / prĂ©vention, vous les assisterez dans lâensemble des trois grandes thĂ©matiques que sont le process de recrutement Ă©volution professionnelle, la formation et la fonction prĂ©ventive et QVT.
Accueil physique et téléphonique du service ressources humaines
Vous devrez accueillir, renseigner et orienter les agents de la collectivité,
Vous serez ainsi amenĂ©(e) Ă rĂ©pondre aux questions dâordre courante en lien avec le secteur administration du personnel et gestion de la paie,
Vous apporterez lâensemble des rĂ©ponses en lien avec le secteur GPEEC et QVT
Gestion administrative et logistique du process de recrutement
Participer Ă lâĂ©laboration des fiches de postes en lien avec le responsable de secteur et mise Ă jour Ă lâoccasion des Entretiens Professionnels Annuels,
Diffuser les offres dâemplois sur le sites dĂ©diĂ©s,
RĂ©ceptionner, trier, conserver les candidatures (ou courrier du secteur),
Organiser la logistique des commissions de recrutement (convocation des candidats et chefs de services concernĂ©s selon leur agenda, rĂ©servation de salle, accueil des candidats, suivi des tests âŠ),
Rédiger les courriers et/ou mails de réponses,
Suivre les stages et apprentis (demandes, dispatching, réponses, archivage et convention),
Organiser et gérer la matinée d'accueil du nouvel arrivant,
Participer au comitĂ© de rĂ©daction du journal interne et lâalimenter,
Participer Ă lâensemble des enquĂȘtes, rapports dâactivitĂ©, au bilan social sur le volet GPEEC et QVT,
Gestion administrative et logistique des actions de formation
RĂ©pondre et informer les agents (inscription en ligne, formations catalogue âŠ) et mise Ă jour de lâextranet signal,
GĂ©rer et assurer le suivi du budget allouĂ© (rĂ©ception des factures, lien avec les organismes âŠ),
Assurer la gestion logistique des formations en intra (convocation, rĂ©servation de salle, accueil et fermeture, mise en place du cafĂ©-thĂ© âŠ),
Saisir les attestations de formation dans le logiciel et classement dans les dossiers d'agents,
Participer au recensement des formations, concours / examens et des prépa en lien,
SupplĂ©er le responsable du secteur dans lâĂ©laboration du plan de formation et plus largement sur lâensemble des actions de formation.
Gestion administrative et logistique de la fonction préventive et QVT selon les besoins
Assistance au RRH pour les Comités Sociaux Territoriaux ; Conseils Municipaux et Conseils Administratifs
Gestion administrative et logistique des Comités Sociaux Territoriaux
Convocation et vĂ©rification de lâatteinte du quorum dans le respect des dĂ©lais,
RĂ©daction de lâordre du jour et des documents en lien et relance des chefs de service concernĂ©s,
DĂ©pĂŽt des notes sur le owncloud,
RĂ©daction des supports dâanimation (diapo âŠ),
RĂ©servation de salle et logistique,
RĂ©daction des PV et suivi des visas,
Mise en place et suivi des rétroplannings
Assurer le suivi des Conseils Municipaux et Conseils dâAdministration
Participer à la rédaction des délibérations et résumés,
Déposer les documents sous Acte Office dans le respect des délais,
Assurer le suivi auprÚs du secrétaire général
Missions de secrĂ©tariat et gestion de lâagenda
Assurer la comptabilité du service des ressources humaines
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Qualité professionnelles
Parfaite maĂźtrise de lâoutil informatique,
Qualité rédactionnelle,
QualitĂ© dâorganisation,
Capacités d'initiatives et de réactivité,
Connaissances en comptabilité publique
Qualités personnelles
Sens de l'organisation,
Autonomie,
Qualité relationnelle,
Rigueur, discrétion et disponibilité,
Créativité, innovation ....
Profil
Formation en secrétariat et/ou assistant de direction
Connaissance des ressources humaines (statut de la FPT) et/ou expérience similaire souhaitée